Оплата проживания без подтверждающих документов

Оплата проживания без подтверждающих документов

Содержание

Возмещение проживания в командировке без подтверждающих документов

Цитата («Практический бухгалтерский учет», 2012, N 10):Ответ: Известно, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов) (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Абзацем 12 п. 3 ст. 217 НК РФ установлено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, не подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности по найму жилого помещения.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суммы возмещения организацией расходов работника по найму жилья, превышающие установленные размеры (700 руб. на территории России и 2500 руб. за ее пределами), подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.
В целях налогообложения прибыли организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.
При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованны и документально подтверждены.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Если осуществленные затраты этим требованиям не соответствуют, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль организаций.
Если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

  • своевременное прибытие на место назначения;
  • результативное выполнение командировочного задания;
  • отъезд в назначенное время;
  • предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.

Трудовой кодекс РФ

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359

В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:

  • последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
  • границы размеров компенсирования затрат;
  • регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
  • перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
  • нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.

Где можно останавливаться?

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

  • гостиничный номер;
  • служебные квартиры;
  • самостоятельная аренда комнаты;
  • проживание у родственников.

Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

Гостиничный номер

Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

Служебные квартиры

Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

  • оптимальное решение бытовых проблем,
  • близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

Как оформить продление командировки? Ответ — в нашей статье.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны? Узнайте .

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

  • уставные и банковские реквизиты отеля;
  • паспортные данные проживающего;
  • размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
  • срок пребывания;
  • печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

Способ проживания Подтверждающий документ Вид оплаты
Номер в гостинице Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер Наличный или безналичный расчет
Служебное жилое помещение Счет, договор на предоставление помещения Безналичный расчет
Комната в аренду от физ.лица Договор аренды, расписка Наличный расчет
Проживание у родственников отсутствует отсутствует

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

Оплата проживания в командировке в 2019 году

Как считать?

Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

Нормы, условия, лимиты

При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

  • простые сотрудники;
  • административно-управленческий персонал предприятия.

Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

Пример:

Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

  • 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
  • 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
  • 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
  • 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
  • 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
  • 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
  • 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.

Как в табеле отметить командировку? Читайте в нашей статье.

Нужно ли оформлять командировку на 4 часа? Узнайте .

Для чего нужна служебная записка на командировку? Смотрите .

Налоговый учет

Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

Если есть подтверждающие документы

Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

Компенсация без подтверждающих документов

Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.

Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.

Нюансы расчетов в бюджетной организации

Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.

Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.

В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.

Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.

>Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять

Как подтвердить документально расходы по найму жилого помещения?

Отправляясь в командировку, сотрудники несут расходы, и они часто становятся камнем преткновения в отношениях работник и наниматель.

Часто не знание юридических нюансов приводит к конфликтам, а иногда и потере потраченных средств.

Попытаемся разобраться, что необходимо учитывать во время найма жилья в другом населенном пункте, какие из подтверждающих документов необходимы для бухгалтерии?

Варианты найма жилого помещения

Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника. Но это происходит крайне редко, когда речь идет о крупных продолжительных контрактах или выезда за границу.

Помните: чаще всего командированному лицу необходимо самостоятельно искать себе возможность временного проживания.Первое, что сразу приходит на ум — это номер в гостинице.

Прекрасный вариант, как для сотрудника, которому не придется заниматься хозяйственными нуждами, но и для руководителя предприятия, потому что в администрации отеля существуют услуги по предоставлению официальных документов.

Но может случиться так, что свободных номеров нет и цены достаточно высокие. В качестве альтернативного решения может выступить койко-место в хостеле. Этот вариант больше подойдет молодым людям и то на 1-2 ночи.
Можно еще рассмотреть, как возможность временного проживания, аренду квартиры.

Жилье посуточно, уже давно заняло отдельную нишу бизнеса в сфере недвижимости, сдается во всех областных городах и крупных мегаполисах. Цена квартиры на порядок ниже, чем стоимость гостиничного номера с аналогичным количеством комнат.

Командировочный всегда сможет экономно питаться, имея возможность использовать кухню, что в гостинице невозможно.

Необходимые юридические документы

При помощи каких документов можно подтвердить расходы по найму жилья в командировке? Любой вариант съема жилья предполагает обязательное оформление документов.Если проживать в гостинице или хостеле – это не будет проблемой. Для бухгалтерии организации, направившей сотрудника в командировку, достаточно предоставит кассовый чек, что подтверждает оплату.

Администрация гостиницы выдает справку-счет на фирменном бланке, где подробно расписываются все расходы жильца. Часто у таких учреждений (гостиницы, отели, хостелы и др.) есть договоренности с представителями юридических лиц, поэтому сложности здесь возникают редко.Более сложный вопрос, когда арендуются комнаты или квартиры.

Если командированный сотрудник обращался за поиском жилья в агентство по недвижимости, то ему необходимо иметь документы об оплате проживания, и услуг посредника. Это соответствующие договоры или акты, которые подписаны обеими сторонами по оказанию услуг.Совет: не поддавайтесь на уговоры риелторов и арендодателей проживать в жилом помещении без договора.

Бухгалтер предприятия попросту не поймёт, каким образом появились суммы, потраченные сотрудником на проживание, если нет необходимых документов. В этом случае работнику сложно будет добиться компенсации денежных средств в полном объеме, потраченных на жилье во время командировки.

Фиктивные счета за проживание в отеле или увеличение размера действительной стоимости аренды в договоре – это, согласно ст.159 УК РФ, преступление.

Нередки случаи, когда отъезд сотрудников в командировку или прибытие из нее совпадает с выходными днями. Как правильно сделать оплату этих дней: учитывая средний заработок или в двойном размере?

Отсутствие подтверждающих документов

Что предпринять, если подтверждающие документы на расходы по найму жилья отсутствуют? Нередки случаи, когда подать документы, из которых получают сведения о расходах на проживание в командировке, сотрудник не в силах. В таком случае. появляется спорная ситуация.

Естественно, что командированный работник где-то проживал и такие услуги не оказываются безвозмездно. Поэтому администрация организации выделяет некоторую сумму сотруднику, которая выдается ему авансом. В большинстве случаев эта сумма меньше фактических затрат работника.

При желании запросить информацию о средней цене аренды в агентствах по недвижимости и отталкиваясь от нее, через суд, отстаивать свои интересы относительно компенсации издержек. Но в судах исследуют доказательства, а не умозрительные заключения. Нет соответствующих документов – значит не было расходов.

Касательно налогового вычета: Налоговым кодексом РФ разрешено освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если сумма не превышает 700 рублей/день командировки по России (2500 руб. при выезде за рубеж) в том случае, если подтверждающие расходы документы у организации отсутствуют.

Но есть вариант обратиться в бюро по оформлению гостиничных чеков и отчетных документов, они продублируют утерянные документы.

Аренда у частного лица

Если сотрудник принял решение арендовать квартиру во время командировки у частного лица, то ему необходимо заключить письменный договор стандартного образца. Необходимо обращать внимание, что в договоре должно быть отмечено: стоимость и срок, на который командированный сотрудник снимает жилье; что включено в найм жилого помещения.

Для составления такого договора потребуются только паспорта обеих сторон. Не лишним будет потребовать у арендодателя документ о праве собственности и выписку из ЖЭКа или другой управляющей компании о зарегистрированных лицах. Если все законно, то такие просьбы не вызовут проблем.

Нередко бухгалтеры предприятий просят оформлять доверенность, согласно которой работник получает право на заключение договора аренды комнаты или квартиры от имени организации, в которой работает сотрудник. Подобная манипуляция не нужна.

Достаточно будет предоставить приказ директора, согласно которому сотрудник отправился в другой город или поселок, а также договор об аренде жилья в этом населенном пункте на все время действия приказа.

Совет: оплату арендованной жилплощади лучше провести наличными и получить расписку владельца. Этот документ сможет подтвердить расходы для бухгалтерии, а также приниматься налоговой инспекцией.

Расходы, использованные на наем жилья в командировке, которые возмещены работодателем, не подлежат обложению НДФЛ. Страховой взнос не должен начисляться согласно п.3 ст.217 НК РФ.

Самое главное, находясь в командировке необходимо собирать документы, подтверждающие оплату аренды жилья. Это поможет избавиться от многих вопросов и проблем после возвращения в родной город.

Оформление отчетных документов для командировочных

Поездка в командировку — это выезд в место, отдаленное от основного базирования работы. Сотрудника отправляют в командировку приказом директора организации.

Для любой командировки крайне важна корректно оформленная документация, она должна соответствовать требованиям законодательства РФ. Если раньше в пакет документов командированного сотрудника входило командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о работе, то с 2016 года пакет включает в себя совсем другую документацию.

Итак, сейчас командировка, связанная с исполнением служебных обязанностей, включает в себя:

  • приказ;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист (в случае использования для поездки автомобиля);
  • табель учета рабочего времени;
  • служебную записку.

Таким образом, в случае, когда поездка попадает в разряд служебных командировок, нужно должным образом оформить все необходимые документы. Это требуется для того, чтобы все расходы, которые сотрудник понесет во время поездки, были обоснованы и имели соответствующие подтверждения.

Любая организация вправе установить свои правила относительно необходимой для командировок документации. Количество и формы необходимых документов прописываются в локальном акте организации.

Составление приказа

Приказ – это фактически распоряжение руководителя о направлении в служебную поездку кого-либо из сотрудников. Как правило, каждая организация имеет свою, выработанную и утвержденную форму приказа, либо можно использовать унифицированную форму Т-9 (Т-9а, если командировка на несколько сотрудников).

В приказе должно быть прописано:

  • ФИО, должность, подразделение сотрудника;
  • куда отправляется сотрудник;
  • сроки поездки;
  • цель поездки.

Так же необходимо указать основание составления приказа, это может быть служебное задание, если оно составляется работодателем. В случаях, когда служебное задание не используется, основанием может служить номер договора с контрагентом либо реквизиты других документов.

Авансовый отчет

Если необходимо выдать сотруднику денежные средства до командировки, то используется авансовый отчет. Документ заполняется в одном бланке и сдается в бухгалтерию.

Заполненная форма – документ, в котором указаны примерные суммы, необходимые на командировку сотрудника (проживание, проезд). По возвращению работник должен составить отчет и предоставить все подтверждающие расходы документы.

В случае если расходы превысили сумму, выданную под отчет, и работник имеет подтверждающие документы на перерасход, то ему выплачиваются средства, которые он израсходовал из личных денежных средств.

Если израсходовано на командировку меньше, чем выдано под отчет, то работник обязан внести в кассу остаток средств. Все подтверждающие документы крепятся к бланку отчета, авансовый отчет заверяется главным бухгалтером и руководителем и сдается в бухгалтерию.

Согласно статье 168 ТК РФ, сотруднику компенсируются расходы на аренду жилья, суточные, дополнительные затраты, связанные с пребыванием в другом населенном пункте, и траты, согласованные с руководством.

Оформление в табеле

Дни, которые сотрудник провел в командировке, в табеле отмечают буквой «К», но количество часов не записывают, поскольку за работником сохраняется на это время средний заработок.

Если же командировка выпала на выходной/праздничный день, тогда в табеле прописывается «К-В», и этот день подлежит оплате в двойном размере. При этом важно помнить, что работать в выходной день сотрудник может со своего согласия и на основании приказа руководителя.

Служебная записка

Служебная записка составляется, если нет других документов, подтверждающих расходы. В таком случае в записке делается отметка об организации, куда направляется сотрудник, времени его прибытия и убытия. Этот документ подтверждает факт пребывания работника на месте, фиксируя дату и время прибытия и возвращения.

Требуется в двух случаях:

  1. Если сотрудник отправляется в командировку на личном либо арендованном транспорте;
  2. Если у работника нет подтверждения о факте транспортировки и проживания.

Форма служебной записки не регламентирована законодательством, поэтому предприятие должно разработать форму самостоятельно. Сотрудник заполняет бланк служебной записки по возвращению из командировки.

Подтверждающая документация для гостиницы

С 21.10.2015 временное проживание в период командировки возможно исключительно при подписании соглашения, в котором должны быть прописаны стоимость и сроки проживания (в сутках).

Подтверждающими документами будут кассовый чек и счет на оплату услуг.

Перечень для бюджетной организации

Согласно законодательству, работодатель обязан оплатить работнику затраты на аренду жилья во время командировки. С целью экономии бюджетные учреждения компенсируют проживание по минимальным нормативам. Как правило, это не более 2000 руб. в сутки.

Для получения этих средств сотруднику необходимо оформить документы, подтверждающие затраты (справка, подтверждаемая кассовым чеком). В документах должно быть обязательно указано: наименование платежного документа, серия и номер, наименование организации, подписи и печати.

Квитанция должна быть распечатана с помощью автоматической системы и содержать необходимые пометки. Выплата происходит в ближайший платежный день. Оплата за аренду жилья может производиться и до отъезда, авансом.

Оплата за проживание в гостинице относится на подстатью 212 «Прочие выплаты» в соответствии с бюджетной классификацией.

Служебная квартира и аренда у родственников

По согласию с работодателем сотрудник может арендовать квартиру или комнату. В таком случае подтверждающим документом будет договор аренды и расписка о получении средств собственником жилья.

В случае если компания самостоятельно арендует квартиру для своих работников, то имеет смысл заключить долгосрочный договор с собственником жилья. В таком случае для командированного сотрудника подтверждением будет акт. Важно отметить в акте факт оплаты, иначе будет считаться, что сотрудник не понес расходов.

В случае, если работник захотел остановиться во время командировки у родственников, то подтверждающим документом может быть служебная записка или удостоверение. Важно, чтобы там были прописаны срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

В данном случае форма подтверждения не регламентирована.

Порядок оплаты за проживание с примерами

В случае, если работодатель оплатил проживание в гостинице безналичным расчетом, сотрудник не включает это в авансовый отчет.

Когда оплата услуг гостиница произведена безналичным расчетом, сумма не корреспондирует со счетом 71.

Пример: сотрудник Иванов А.А. был направлен в командировку на трое суток. Стоимость гостиницы на этот период составила 6000 руб. Организация оплатила проживание сотрудника безналичным расчетом на счет гостиницы.

Бухгалтерские проводки следующие:

  1. Дт 76(60) Кт 51 – оплата гостиницы — 6000 руб.
  2. Дт 26(20,44) Кт 76(60) – после утверждения авансового отчета, когда сотрудник оплачивает гостиницу самостоятельно и прикладывает соответствующие документы к отчету — 6000 руб.

Пример: Иванов А.А. был направлен в командировку и получил в подотчет сумму на оплату проживания в гостинице в размере 6000 руб.

Проводки:

  1. Дт 20 Кт 71 — списаны расходы на проживание – 4920 руб.
  2. Дт 19 Кт 71 — выделен НДС – 1080 руб.
  3. Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету – 1080 руб.

Бухгалтерский учет с проводками

Денежные средства на командировочные расходы сотрудник получает под отчет (после командировки он оформляет на эту сумму авансовый отчет)

Дт 71 Кт 50 — Выданы денежные средства под отчет.

В случае, если у сотрудника осталась сумма неиспользованной.

Дт 50 Кт 71 – Взнос в кассу неиспользованной подотчетной суммы.

Если же случился перерасход, и сотрудник потратил личные средства — после утверждения авансового отчета сотрудник получает потраченную им сумму.

Дт 71 Кт 50 – выдана сумма, перерасход подотчетной суммы.

Расходы на командировку относятся на бухгалтерские счета в зависимости от цели командировки. Если по расходам выделяется НДС (при наличии СЧФК), то сумму налога можно отнести на счет 19 и направить к вычету.

  1. Дт 20(23,25,26,29) Кт 71 – списание командировочных расходов, связанных с основной деятельностью организации.
  2. Дт 44 Кт 71 – списание командировочных расходов, связанных с торговой деятельностью.
  3. Дт 08 Кт 71 – списание командировочных расходов, связанных с приобретением основного средства.
  4. Дт 10 Кт 71 – списание командировочных расходов, связанных с приобретением МПЗ.
  5. Дт 19 Кт 71 – выделение НДС.
  6. Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету.

Бывает, что расходы работника работодатель не может возместить и вынужден удержать из зарплаты сумму (важно, что больше 20% удерживать нельзя). Либо работник вносит сумму через кассу.

  1. Дт 70 Кт 71 – удержана сумма из зарплаты.
  2. Дт 50 Кт 71 – внесена в кассу сумма.

Налоговый отчет

Лимит на суточные в 2017 году составил 700 рублей на командировки по России, 2500 рублей — для заграницы. Все суммы свыше лимита подвергаются вычету НДФЛ. Такой же лимит установлен на уплату страховых взносов.

Предприятия, работающие по УСН, рассчитывают командировочные по общей системе и принимают их в расходы. Расходы по УСН считаются на дату оплаты.

В случае, если сотрудник перерасходовал средства, то эта сумма вносится в книгу учета доходов и расходов в момент компенсации суммы сотруднику.

В случае ИП без работников на УСН: предприниматель не может учитывать расходы на командировку для своих поездок, потому что командировка – поездка сотрудника по приказу работодателя, а у ИП работодателя нет.

Дополнительная информация по командировкам представлена в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Отчетные документы для командировочных за проживание

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением.

Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных.

Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания.

Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором.

В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

  1. Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
  2. Соответствующий приказ руководителя.
  3. Служебное задание.

Это – основные отчетные документы для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм.

Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем.

Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

  • авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
  • служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание.

Наименование организации должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе.

Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов.

Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд.

Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства.

Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке.

В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств.

Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами.

Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством.

Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

  1. Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
  2. Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
  3. Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант – это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой бланк строгой отчетности формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

  • реквизиты гостиницы;
  • наименование документа, номер и дата его оформления;
  • данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
  • расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
  • печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить.

В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие).

Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *